Informationen zur Datenverarbeitung in notariellen Angelegenheiten

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind Notar Frank Möller und Notar Carsten Becker. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Verantwortlicher: Notar Frank Möller / Notar Carsten Becker, Hauptstraße 24, 30974 Wennigsen
E-Mail: info@ra-kienitz.de; Telefon: 05103-700460; Fax: 05103-1641

Datenschutzbeauftragter: RA Ludolf v. Klencke, Hauptstraße 24, 30974 Wennigsen
E-Mail: ra-v.klencke@ra-kienitz.de.

2. Welche Daten werden verarbeitet und woher kommen die Daten?

Verarbeitet werden personenbezogene Daten, die uns von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) mitgeteilt werden, wie z. B.
– Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
– Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
– bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
– in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B., weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
– in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem werden Daten aus öffentlichen Registern verarbeitet, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregister.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Notare sind Träger eines öffentlichen Amtes. Die Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt, vgl. Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend den Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt immer aufgrund der geltenden berufs- und verfahrens-rechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich zugleich die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforder-lichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der angeforderten Daten würde dazu führen, dass die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts abgelehnt werden müsste.

4. An wen werden Daten weitergegeben?

Notare unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese gilt auch für alle Mitarbeiter und sonstige Beauftragten.

Ihre Daten dürfen nur weitergeben werden, wenn und soweit dies im Einzelfall vorgeschrieben ist, z.B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung oder an öffentliche Register, wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht besteht unter Umständen auch eine Verpflichtung zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder die Dienstaufsichtsbehörde, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen eine Verpflichtung besteht oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verarbeitet und gespeichert.

Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
– Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
– Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
– Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung eine längere Speicherung vorgeschrieben ist.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

– Auskunft darüber zu verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn ja, zu welchen Zwecken die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche Rechte Ihnen zustehen;
– unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen gespeicherten unvollständigen Datensatz ergänzen zu lassen.
– Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DSGVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist.
– zu verlangen, dass Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeitet werden, während bspw. Ihr Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch geprüft oder wenn Ihr Löschungsanspruch abgelehnt wird (vgl. Art. 18 DSGVO).
– der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit die im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrgenommen oder das öffentliche Amt ausgeüben werden können, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
– sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
Telefon: +49 511 120-4500, Telefax: +49 511 120-4599, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de